Lista Wiarygodnych Dostawców
W GAZ-SYSTEM cenimy należytą i rzetelną współpracę. Zależy nam na terminowości i wysokiej jakości zamawianych dostaw, usług i robót budowlanych, a także na sprawnej współpracy i dobrych kontaktach z dostawcami.
Aby oddać uznanie solidnym kontrahentom stworzyliśmy Listę Wiarygodnych Dostawców. Lista to narzędzie GAZ-SYSTEM uwzględniające realizację dostaw, usług oraz robót budowlanych w zakresie strategicznych dla naszej spółki kategorii zakupowych. Wpis na listę jest świadectwem jakości i uznania, jakie wystawiamy naszym dostawcom i wykonawcom.
Na Listę Wiarygodnych Dostawców wpisujemy firmy, które, w 12 miesiącach poprzedzających ocenę zrealizowały co najmniej jedno zamówienie udzielone w wyniku niepublicznego postępowania przetargowego i przeszły pozytywnie proces oceny zrealizowanej umowy.
Po zakończeniu realizacji, umowa zostaje przekazana do oceny pod względem terminowości, jakości wykonania oraz jakości współpracy. Oceny umów weryfikowane są przez dyrektora jednostki merytorycznie odpowiedzialnej za realizację, a następnie wyliczane są poprzez dedykowany system IT. Warunkiem wpisu jest otrzymanie minimum 7 punktów na 10 możliwych.
LWD składa się z osobnych części dla każdej z kluczowych kategorii zakupowych. Firmy na liście wymienione są alfabetycznie, aktualizacja listy wykonywana jest co miesiąc, a wpis na listę ważny jest przez dwanaście miesięcy od daty publikacji.
Z tytułu obecności na LWD dostawcom GAZ-SYSTEM przysługują określone preferencje, np. w postaci dodatkowej punktacji przy ocenie ofert składanych w kolejnych niepublicznych postępowaniach zakupowych, czy tez skrócony termin płatności faktury.
LWD jest jednym z narzędzi budowania trwałych, długoterminowych relacji GAZ-SYSTEM z Dostawcami.
Więcej informacji na temat listy i systemu oceny znajduje się w poniżej.
- LWD to aktualizowane co miesiąc alfabetyczne zestawienie dostawców, którzy w okresie ostatnich 12 miesięcy poprzedzających ocenę w sposób należyty zrealizowali na rzecz GAZ-SYSTEM co najmniej jedno zamówienie udzielone w wyniku niepublicznego postępowania przetargowego oraz pozytywnie przeszli proces oceny co najmniej jednej zrealizowanej umowy.
- Dla każdej z kategorii zamówień dobieranej z uwzględnieniem strategicznej działalności GAZ-SYSTEM publikujemy osobną alfabetyczną listę dostawców, która obejmuje: opis kategorii, nazwę dostawcy, adres jego siedziby, NIP oraz termin ważności wpisu na LWD. Ocena dostawcy wykonywana jest w oparciu o oceny umów zrealizowanych przez niego w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Oceny wykonywane są w cyklach miesięcznych przy zastosowaniu systemów informatycznych oraz w oparciu o zdefiniowany przez GAZ-SYSTEM niejawny algorytm.
- Jedynym sposobem wpisu na Listę Wiarygodnych Dostawców jest uzyskanie odpowiedniego wyniku oceny okresowej dostawcy tj. otrzymanie co najmniej 7 punktów na 10 możliwych w ocenie okresowej dostawcy. Jeżeli wpisany na LWD dostawca poddawany jest ocenie okresowej, to warunkiem pozostania na liście jest otrzymanie w kolejnej ocenie okresowej co najmniej 7 punktów – niższy wynik skutkuje skreśleniem dostawcy z LWD.
- Wpis na LWD jest ważny przez okres 12 miesięcy od daty publikacji listy. Jeżeli wobec dostawcy wpisanego na LWD w danej kategorii zachodzą podstawy do dokonania kolejnej oceny okresowej i otrzymana punktacja kwalifikuje go do wpisu na LWD, to ważność wpisu automatycznie ulega prolongacie o kolejnych 12 miesięcy.
- Jeżeli wpisany na LWD dostawca w okresie 12 miesięcy dwukrotnie otrzymał z tytułu oceny w danej kategorii umów zrealizowanych mniej niż 6 punktów, traci niezbędną wiarygodność i pomimo ważności wpisu, zostaje usunięty z Listy Wiarygodnych Dostawców.
- Jeżeli dostawca doprowadzi do rozwiązania, wypowiedzenia albo odstąpienia od umowy, wskutek okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność, to traci on niezbędną wiarygodność. W tej sytuacji otrzymuje on 0 punktów z tytułu rozwiązania, wypowiedzenia lub odstąpienia i pomimo ważności wpisu, zostaje usunięty z kolejnej edycji Listy Wiarygodnych Dostawców w danej kategorii. Zależnie od okoliczności zamawiający może też podjąć decyzję o natychmiastowym wykreśleniu Dostawcy z LWD.
- Po upływie minimum 3-miesięcznej karencji możliwy jest ponowny wpis dostawcy na LWD pod warunkiem zaistnienia łącznie następujących przesłanek:
a) dostawca zrealizował w danej kategorii nową umowę, ocenioną na co najmniej 7 punktów oraz
b) otrzymał co najmniej 7 punktów w okresowej ocenie uwzględniającej umowy z ostatnich 12 miesięcy.- Wpis na Listę Nierzetelnych Dostawców jest równoznaczny z jednoczesnym wykreśleniem z LWD. Dla dostawców wykreślonych z Listy Nierzetelnych Dostawców okres karencji wynosi 12 miesięcy.
- Dostawców wykreślonych uprzednio z LWD wskutek niskiej punktacji, nie obowiązuje okres karencji. Ponowny wpis na LWD zależy w tym przypadku jedynie od liczby uzyskanych punktów.
- LWD jest wewnętrznym narzędziem GAZ-SYSTEM – w związku z tym dostawcom nie przysługują żadne roszczenia związane ze stosowaniem tego narzędzia w toku danego postępowania i po jego zakończeniu.
Po zakończeniu realizacji każda umowa, z wybranych przez GAZ-SYSTEM kategorii zamówień, podlega systemowej ocenie w trzech aspektach: terminowości, jakości oraz współpracy. Każda ocena uwzględnia charakter przedmiotu umowy.
- Terminowość – oceniana jest terminowa realizacja poszczególnych etapów prac i zgodność z zawartym w umowie harmonogramem.
- Jakość – oceniane są w szczególności: organizacja prac i nadzór w ramach świadczonych robót budowlanych, poprawność działania inspektorów nadzoru inwestorskiego, kontrola jakości dokumentacji wykonawczej, kontrola skuteczności nadzoru autorskiego, koordynacja wykonania programu szczegółowego realizacji zadania, kontrola postępu robót w aspekcie zaplanowanego czasu realizacji i budżetu przedsięwzięcia, prowadzenie spotkań koordynacyjnych, sprawozdawczość z realizacji; niezawodność techniczna użytego sprzętu, potwierdzona aktualnymi przeglądami technicznymi, odpowiednia kalibracja przyrządów pomiarowych, odpowiedni park maszynowy, specjalistyczne oprogramowanie do analiz technicznych i usług projektowych; kompetencje i doświadczenie zespołu dostawcy, estetyka i funkcjonalność wykonanego przedmiotu umowy, kompletność dostaw, bezpieczeństwo materiałów.
- Współpraca – ocenie podlega forma i jakość kontaktu dostawcy z zamawiającym, terminowe rozpatrywanie i odpowiadanie na korespondencję oraz szybkie i precyzyjne wyjaśnianie spornych kwestii.
Na podstawie przydzielonych punktów oraz zdefiniowanego przez zamawiającego niejawnego algorytmu wyliczana jest ocena umowy, której skala wynosi 0-10 punktów. W przypadku rozwiązania, wypowiedzenia albo odstąpienia od umowy z powodu okoliczności, za które dostawca ponosi odpowiedzialność, otrzymuje on 0 pkt.
Ocena Okresowa Dostawcy wykonywana jest każdego miesiąca w oparciu o oceny umów z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających okres jej sporządzania.
